Ta emot anmälningar

Ta hand om anmälda lag med tydlig kommunikation och self-service

Att arrangera turneringar skall vara enkelt hela vägen från anmälningar till sista matchen är spelad och dess resultat blivit inmatat. Cup Managers anmälningssystem hanterar inte bara anmälan utan hanterar allt ifrån spelarregistrering och dispenser till hotell- och klassrumstilldelningar och matplaneringslistor.

Funktioner och översikt

När lagen anmäler sig väljer de sin förening ur vårt register över föreningar. Det gör att man slipper felstavningar och olika skrivningar av samma förening. Därmed får alla lag från samma föreningen rätt namn utan manuella korrigeringar.

Inbyggt i anmälningsprocessen är möjligheten att låta lagen ange vilken lagtyp de är. Lagtyper definieras av turneringen och kan vara till exempel Övernattande eller Lokala lag. Genom att få in informationen direkt vid anmälan om ifall lagen planerar boka boende eller inte kan ni planera i förväg. Vi kan också förenkla den fortsatta bokningen genom att begränsa vissa bokningsalternativ för endast vissa lagtyper.

Förenkla bokningen av övernattning ännu mer genom att låta lagen boka det direkt i anmälningsformuläret. 

Om ett lag väljer att de är övernattande kan ni också be om antalet personer och låta systemet automatiskt boka t.ex. Hårdförläggning för så många personer. 

Även detta kan laget välja att betala direkt med kort eller Klarna om ni så önskar.

I Cup Manager har vi tagit konceptet av rabatter längre. Ni kan definiera rabatter som appliceras automatiskt om de uppfyller kraven.

Exempelvis kan ni automatiskt ge 10% rabatt till alla som anmäler sig före ett visst datum. Eller ge 450 kr rabatt på anmälningsavgifter till alla övernattande lag.

Vi har även stöd för rabattkoder. Ni kan själva skapa rabattkoder i systemet och ge ut dessa koder till lag som ska anmäla sig för att ge ännu mer specifika erbjudanden till utvalda föreningar.

Vår betallösning med kort och Klarna är direkt integrerad med anmälningsformuläret så att ni kan kräva betalning vid anmälan om ni önskar.

Det gör att ni kan vara helt säkra på att de som anmält sig har också betalt. Ni slipper därmed driva in skulder i efterhand.

Självklart går det att sätta ett maximalt antal lag som får anmäla sig i respektive klass. Om ni vill kan vi visa i anmälningsformuläret hur många platser som återstår.

När en klass blir fullbokad stoppar vi inte bokningen, utan ändrar så att lagen istället hamnar på en reservlista. Det gör att om ett lag drar sig ur kan ni enkelt ta in ett lag från reservlistan.
Lagen får tydlig information i amälningsformuläret att de kommer hamna på reservlista.

Anmälningsformuläret går att anpassa på många olika sätt. Ni kan skriva egna texter i början och i slutet för att informera eller hjälpa lagen.

Ni kan även att lägga till egna frågor som lagen får svara på i anmälan. Det kan man till exempel använda för att ta reda på hur de hittade er turneringar eller något annat ni vill veta för planeringen.

Förutom detta går det dessutom att kräva att lagen godkänner en avtalstext som ni själva kan skriva. 

Som ett system som hanterar många personuppgifter å era vägnar tar vi självklart GDPR på stort allvar. Överallt där personuppgifter matas in av lagen så godkänns det och vi lagrar deras godkännande på våra säkra servrar. 

I alla dessa lägen hänvisar vi också till er personuppgiftspolicy. Om ni inte har en så har vi en mall som ni kan utgå ifrån.

Vi har också ett verktyg i systemet som gör att ni efter turneringen enkelt kan rensa ut gamla personuppgifter från tidigare år.

Efter att lagen anmält sig får de tillgång till en sida där de kan ange mer information och boka fler saker, det som vi kallar lagkontot.

Här har ni möjlighet att dels låta lagen boka övernattning och mat, men ni kan också passa på att sälja T-shirts, discobiljetter och allt annat ni kan tänka er.

Läs mer om lagkontot på denna sida >

Några viktiga funktioner i Cup Manager

Anmälningssystemet är direkt integrerat med resten av systemet. Inget mer import och export. 

Direkt när lag anmäler sig så dyker de upp i systemet. Om ni har onlinebetalning med kort eller Klarna blir lagen också godkända automatiskt om ni önskar. Då blir de dessutom direkt tillgängliga i lottningen för att göra gruppindelningen. I slutfasen av anmälan och början av planeringen är det skönt att det går snabbt!

Enkelt se nya anmälningar

Nya anmälningar som ni inte läst igenom ännu markeras tydligt i systemet. Det gör att ni kan hålla reda på vad ni tagit ställning till och vad som är nytt.

Få mailnotiser

Om ni vill kan ni få automatiska mail skickade till er när det kommer in nya lag. Detta kan vara bra särskilt i början eller slutet av anmälningsprocessen.

Det skickas automatiskt bekräftelsemail till lagen som anmäler sig. Där finns en sammanställning av vilka lag de anmält, inloggning till lagkonto och extra informationstext som ni själva kan ange.

Om lag har anmält sig till fel klass är det enkelt för er att korrigera med ett fåtal klick.

Översikten över anmälningar i systemet är väldigt flexibel. Det går att filtrera anmälningar på i stort sett alla kriterier man kan tänka sig. Det gör att ni själva kan få översikt över till exempel hur många lag som ännu inte angett laguppställning eller angett ankomstinformation. Eller hur många lag som planerar att ankomma med tåg.

På samma plats som ni ser anmälningarna visas också en statusrad för hur många kostnader som är obetalda, om det finns lag på reservlista etc..
Det gör att ni inte missar denna viktiga information.

Kontakta oss

Alla turneringar är olika. Har du frågor om just ert upplägg och hur vi kan stödja det? Kontakta oss gärna för mer information

Cup Manager support

Telefon: 046-52580
E-post: support@cupmanager.net

Vill du veta mer?

Ta kontakt med oss, eller välj en tid för att boka en demo av Cup Manager. Vi ser fram emot att få visa vårt system för dig.

Scroll to Top