Lagkonto och boende

Self-service förenklar för både dig och lagen. 

Anmälda lag kan när som helst logga in och hantera sin anmälan, sina beställningar, lägga in spelarlistor, beställa produkter, övernattning och transporter direkt in i anmälningssystemet.

Du som administratör kan sedan använda informationen som samlats in för att göra både en matsalsplanering och en boendetillsättning. När den är klar kan den publiceras till lagen i deras lagkonto.  

Här kan du hitta manualer som beskriver några utav funktionerna i lagkonto och när du tillsätter boende

Lagkonto - Funktioner och översikt

Lägg inte tid på att redigera lagens bokningar eller information manuellt. Med lagkontot får varje lag en inloggning så att de själva kan logga in och redigera sin anmälan och boka till extra produkter. Givetvis kan du välja att stänga redigeringsmöjligheterna om lagen inte ska få ändra själva.

Lagen får möjlighet att i anslutning till boendebokningarna också mata in information om eventuell specialmat hos några av deltagarna. Ni som turnering kan välja ifall det bara finns fasta alternativ att välja mellan eller om det också ska gå att skriva fritext.

Varje specialmatsinmatning är kopplat till ett personnamn.

När ni skickar mail till lagen från Cup Manager hamnar mailat även i ett meddelandecenter i lagkontot. Från samma meddelandecenter kan lagen ställa frågor till er. Fördelen med vårt system jämfört med vanlig mail är att alla meddelanden blir taggade med vilket lag det är så ni får all kontextuell information när ni läser meddelandet. Det gör också att lagen enkelt kan svara på de mail som Cup Manager automatiskt skickar som bekäftelse när något i anmälan ändrats och de massmail ni som turnering kan skicka till alla anmälda lag för att t.ex. påminna eller informera om något viktigt. 

Den som genomför anmälan kan i lagkontot lägga till lagledare och föräldrar. De som läggs till som lagledare får automatiskt ett mail med inloggning till lagkontot de med, där de kan göra samma saker men enbart för det eller de lag de är ledare för. 
På detta sätt kan en klubb med många anmälda lag dela ut ansvaret för bokning av boende och andra uppgifter till fler personer istället för att en ensam kassör behöver göra det själv.

Lagledarna kan själva lägga in laguppställningen via lagkontot. Ni kan välja vilken information som ska anges för varje spelare, men det vanligaste är namn, födelsedatum och tröjnummer.

I och med att de fyller i födelsedatum kan systemet räkna ut hur gamla de är och därmed veta ifall de är för gamla för att delta utan dispens. Ni kan då välja att tvinga lagledaren att ansöka om dispens direkt i sidan där de lägger in spelaren. 

Ni kan sedan se alla dispensansökningar i systemet och välja att godkänna eller neka dem.

Ingen gillar att hålla reda på lösenord och för att minska det orosmomentet för lagledare har vi gjort det möjligt för administratörerna att skicka ut mail med magiska länkar. En magisk länk blir unik för varje mottagare och gör att den personen kan komma åt t.ex. spelarinmatningen för sitt lag utan att ange lösenord.

Perfekt ifall ni enkelt vill påminna lag om att fylla i laguppställning eller om ni valt att inte ha lagkontot aktiverat.

Bokningar - Funktioner och översikt

Inne i lagkontot kan lagen själva boka de alternativ ni har lagt in. Vi kallar dessa alternativ deltagaravgifter.
Ni kan konfigurera vilka deltagaravgifter som ska gå att boka. Varje deltagaravgift har ett eget pris och ett max. antal bokningar så ni inte blir överbokade. Det går också att ställa in att alla deltagare måste boka en viss eller vissa deltagaravgifter. Då hjälper Cup Manager lagledaren att se till att alla bokat boende.

I tillägg till vanliga deltagaravgift har vi utvecklat ett system för att låta lagen enkelt boka en uppsättning hotellrum. Lagen kan söka efter hotellrum för t.ex. 15 personer och då kommer systemet att visa den billigaste konfigurationen av rum för varje hotell, om det så är 5 trebäddsrum eller en mix av olika storlekar.

Ni styr alltid lagret av hur många olika rum som finns tillgängliga.

Förutom boende och deltagaravgifter kan ni också sälja andra produkter som t.ex. T-shirts, discobiljetter, extra matchbollar, fruktlådor eller kepsar.

Alla dessa bokningars kostnader hamnar i samma ekonomiska sammanställning för laget. Både ni och laget ser exakt hur mycket som ska betalas och hur mycket som är betalt. Genom att du ta ut rapporter går det att enkelt packa beställningarna åt varje lag inför deras ankomst. De dyker också upp i Cup Manager incheckningsfunktioner så att man enkelt kan dela ut rätt antal  produkter som bokats av ett lag när de checkar in.

Om ni vill kan ni låta lagen ange ankomstinformation som inkluderar hur och när de kommer till turneringen.  Detta är dels bra för er planering och kan vara användbart i incheckningen, för boendevärdar och annan logistik. Det går också att använda ankomstinformationen när ni schemalägger er turnering för att se till att lag inte får sin första match innan de anlänt. 

Ni kanske också erbjuder transfer från flygplats / tågstation mot en kostnad eller gratis. Det finns också stöd i Cup Manager för att sälja i samband med att lagen matar in ankomstinformation.

Förutom ankomstinformation går det också att låta lagen ange avreseinformation för att få motsvarande information om det.

I lagkontot kan lagen hela tiden se en översikt över sina bokningar och vad de kostar, samt hur mycket laget hittills betalat in.

Denna översikt gör att ni och laget har ett tydligare samförstånd över vad som återstår att betalas.

Boende- och matplanering

Som med allt i Cup Manager har vi försökt att koppla samman olika delar av systemet för att dra fördel av den ökade informationen.

Mat- och boendeplaneringen är kopplad till turneringens platser. Varje plats har en adress, namn och ikon. Med denna information kan vi därför automatiskt generera kartor med vägbeskrivningar för alla platser, inklusive lagens matplatser och boenden. 

Efter att ni publicerat mat och boende kan varje lag via sitt lagkonto se var de ska bo och äta.

Matplaneringen utgår från boendetillsättningen genom att man kan specificera regler. Reglerna kan säga t.ex. att alla lag som bor på ett Boende X ska äta frukost i Matsal 1, lunch i Matsal 2 och middag i Matsal 3. Genom dessa regler kan ni spara många timmars klickande.
Förutom detta kan ni såklart anpassa med manuella undantag för vissa lag om ni önskar.

Ni tar såklart enkelt ut rapporter för matsalspersonal, boendevärdar, brandskydd och andra intressenter. 

Kontakta oss

Alla turneringar är olika. Har du frågor om just ert upplägg och hur vi kan stödja det? Kontakta oss gärna för mer information

Cup Manager support

Telefon: 046-52580
E-post: support@cupmanager.net

Vill du veta mer?

Ta kontakt med oss, eller välj en tid för att boka en demo av Cup Manager. Vi ser fram emot att få visa vårt system för dig.

Scroll to Top