Smarta lösningar

Vad är viktigt för dig?

Vi har en massa funktioner som underlättar för dig som turneringsarrangör. Här har vi lyft fram några som vi är extra nöjda med. 

Funktioner och översikt

Ifall ni sätter ett maximalt antal lag i en klass hanterar Cup Manager det åt er. I anmälningsformuläret kommer det, om ni önskar, att stå hur många platser som återstår. 

Om klassen blir fullbokad stoppar inte systemet anmälningarna helt, utan informerar tydligt att nya anmälningar placeras på reservlista. Ur denna reservlista kan ni sedan plocka in lag ifall ett ordinarie lag drar sig ur.

Systemet skapar en reservlista för varje klass. Systemet kan visa för laget som anmäler sig vilken plats de har i reservlistan, men det beteendet är helt valfritt. Ibland kan det vara vettigt för turneringen att välja fritt bland lagen i reservlistan och då vill man inte kommunicera vilken plats lagen är på.

Allt detta beteende kommer genom att enbart sätta maximalt antal lag på klassen.

Läs mer om hur vårt anmälningssystem fungerar här.

Att kunna slå samman klasser har nog många turneringar behövt göra någon gång. Oftast beror det såklart på att det anmält sig för få lag till några klasser och då är det bättre om de får spela ihop.

Den naiva lösningen på detta är att flytta över alla lag från den ena klassen till den andra, och sedan ta bort den första. Detta skapar dock en del problem, som exempelvis att de är väldigt svårt att ångra sig.

Det Cup Manager gör är att skilja på anmälningsklasser och lottningsklasser. När man slår samman två klasser slås endast lottningsklasserna samman, men i anmälningssystemet förblir de två olika.

Kopplingen bakåt bibehålls, och detta får en rad fördelar:

  • Även efter sammanslagningen går det att anmäla sig till de ursprungliga klasserna, men lagen hamnar i lottningen i den sammanslagna klassen
  • Det går att ångra sammanslagningen i efterhand och då återställs alla lag tillbaka till de ursprungliga klasserna
  • Systemet namnger också automatiskt lagen efter deras ursprungliga klassnamn. Så om man slår samman P6 och P7 till P6/7 så heter lagen exempelvis ”P6” sist i namnet. 

Ofta har turneringar olika regler, erbjudanden och priser för lag beroende på om de har övernattning eller inte. Till exempel är det vanligt att lag får billigare anmälningsavgift om de ska övernatta.

Men ofta bokas övernattningen först flera månader efter att anmälan görs. För att undvika att rabatten kommer först i efterhand när lagen bokat övernattning vill man som turnering få reda på så tidigt som möjligt vilka lag som kommer boka övernattning.

I Cup Manager har vi ett koncept som heter Lagtyper som löser detta problem.

Exempelvis kan man sätta upp två lagtyper: Övernattande lag och Lokala lag.
När lagen anmäler sig måste de välja en av dessa lagtyper och på så vis samlas informationen in strukturerat.

Lagtypen kan sedan användas för att automatiskt ge rabatt på anmälningsavgiften eller att begränsa bokningen av deltagaravgifter, så att endast de som valde Övernattande lag har möjlighet och tvång att boka övernattning.

Dessutom hjälper denna information i planeringen av turneringen då det tidigt går att se hur många övernattande lag det blir.

Läs mer om hur vårt anmälningssystem fungerar här.

Vår lösning för boendeplanering innehåller även en smart lösning för planering av mat. Genom att ställa in regler för måltider baserat på lagens boende kan systemet sätta mattider på lagen automatiskt.

Ni kan ställa in att alla lag som bor på Skola 1 ska äta frukost på Skola 1, lunch på Matsal A och middag på Matsal B. Dessa regler kan också vara olika per dag.

När ni sedan placerar lagen på skolorna kommer systemet automatiskt att koppla lagen till rätt måltider enligt reglerna. Förutom detta kan ni såklart anpassa med manuella undantag för vissa lag om ni önskar.

Lagens måltider och deras boende kan presenteras snyggt via lagens lagkonto så de själva ser i förväg var de ska äta och bo. 

Ni kan ta ut anpassade listor för matsalarna där personalen kan se hur många som ska äta respektive måltid. Eftersom systemet även har information om specialmatsönskemål för respektive lag får personalen en översikt över hur många som har olika typer av specialkost varje måltid.

Smart va?

Självklart har Cup Manager stöd för rabatter. Det finns dels manuella rabatter där ni som turnering kan ge 25% rabatt till ett specifikt lag.

Men vi har ett även ett system av smarta rabatter som appliceras automatiskt enligt kriterier som ni väljer. Ni kan till exempel enkelt lägga in en rabatt som gör att alla som anmäler sig före ett visst datum för 20% rabatt, eller ge 450 kr rabatt till alla övernattande lag.

Dessa smarta rabatter är även ”levande” så ni kan till och med lägga till dem i efterhand om ni glömmer det innan.

Läs mer om hur vårt anmälningssystem fungerar här.

Om ni vill kan ni låta lagen ange ankomstinformation som inkluderar hur och när de kommer till turneringen. Detta är dels bra för er planering och kan vara användbart i incheckningen, för boendevärdar och annan logistik. Det går också att använda ankomstinformationen när ni schemalägger er turnering för att se till att lag inte får sin första match innan de anlänt. 

Ni kanske också erbjuder transfer från flygplats / tågstation mot en kostnad eller gratis. Det finns också stöd i Cup Manager för att sälja transfer i samband med att lagen matar in ankomstinformation. Fråga oss! 

Förutom ankomstinformation går det också att låta lagen ange avreseinformation för att få motsvarande information om det.

Ett genomgående mål i Cup Manager är att vi försöker använda den information vi samlar för att förenkla så mycket som möjligt för er. Ett exempel på detta är att i administrationen för anmälda lag kan ni enkelt filtrera på alla möjliga kriterier man kan tänka sig.

Förutom det uppenbara som att se alla lag i en viss klass, eller som valt övernattning går det även att filtrera på betalningsstatus, ifall de angett ankomstinformation, ifall de lagt in laguppställning.

Men det går också filtrera på saker som ligger utanför anmälningssystemet, exempelvis alla som lottats in i grupper, eller alla som spelar på en viss spelplan. Detta är kriterier som många andra system kanske hade sett som en del av andra isolerade moduler. Men att ha tillgång till dessa mer ingående kriterier gör att ni hittar mer information på samma ställe. Eftersom dessa kriterier är samma som används för utskick av mail är det viktigt att inte bli begränsad i onödan.

När ni väl filtrerat lagen på det ni vill går det också att summera t.ex. inbetalda pengar, eller antal spelare, eller antal lag. Detta ger en svårslagen överblick.

Läs mer om hur vårt anmälningssystem fungerar här.

En klassisk turneringsstruktur är att man låter 1an och 2an i varje grupp gå till Slutspel A och resten till Slutspel B. Det som man kallar för ”2an i Grupp A” är då inget riktigt lag utan en platshållare. Cup Manager fyller i detta laget automatiskt när gruppen blir färdigspelad.

I Cup Manager har vi också fullt inbyggt stöd för att automatiskt hantera mer komplicerade saker som till exempel att låta bästa 3an gå vidare till ett slutspel. Det kan vara bra för att jämna ut slutspelsträd. Bästa 3an är då också en platshållare men den fylls i med det lag som presterade bäst av alla 3or i grupperna i gruppspelet.

Vi tycker det är viktigt att ni på turneringen inte ska behöva hantera detta manuellt under turneringens gång när det är mycket andra stressiga saker som händer. Vi har valt att bygga in stöd så man redan när man gör lottningen bestämmer hur lagen går vidare. Under turneringen sköter systemet all vidareflyttning av lag automatiskt.

Självklart gäller det inte bara bästa 3an utan det är helt dynamiskt till saker som 3:dje bästa 2:an.

För att ranka dessa lag och se vilken av t.ex. treorna som är bäst använder Cup Manager helt enkelt samma regler som vid grupptabellen. Om det skulle vara att grupperna har olika storlekar fungerar det ju inte så enkelt eftersom det kan bli fördelaktigt att hamna i en stor grupp. Då finns det 3 olika strategier som ni kan välja mellan:

  1. Räkna som vanligt trots att grupperna är olika stora. Enkelt men orättvist.
  2. Dividera varje kriterie med antalet spelade matcher, så man till exempel börjar med att sortera lagen efter antal mål per match, osv. Lite mer rättvist men inte helt.
  3. Räkna bort alla matcher som spelats mot de lägst rankade i de större grupperna. Mest rättvist.

I tillägg till vanliga deltagaravgift har vi utvecklat ett system för att låta lagen enkelt boka hotellrum. Lagen kan söka efter hotellrum för exempelvis 15 personer och då kommer systemet att visa den billigaste konfigurationen av rum för varje hotell, om det så är 5 stycken trebäddsrum eller en mix av olika storlekar.

Ni styr alltid lagret av hur många olika rum som finns tillgängliga. Varje rumstyp på varje hotell kan ha ett unikt pris. 

När man sätter upp systemet såhär sköts all boendetillsättning helt automatiskt, så lagen placeras i systemet ut på hotellen i respektive rum. 

Här finns också möjlighet att kräva en så kallad förskottsbetalning, så lagen exempelvis måste betala 10% direkt för att få genomföra bokningen.

Ni kan läsa mer om lagkonto & boendebokningar här.

Skicka och ta emot mail i Cup Manager

Samla all kommunikation på ett ställe

I Cup Manager kan ni enkelt göra utskick till alla anmälda lag, eller ett urval av lagen. Utskicket går att anpassa med så kallade dynamiska fält. Det gör att ni kan göra mailen personliga genom att lägga in mottagarens namn, eller lägga in en länk till just det lagets lagkonto. De dynamiska fälten ersätts när mailet skickas iväg med rätt värde för respektive mottagare. På detta sätt kan man också till exempel skicka mail till alla domare med en personlig länk till respektive domares schema.

Men smartheten slutar inte där. När mailen skickas så är avsändaradressen en magisk epostadress som ni automatiskt får av systemet. Det gör att om någon svarar på mailet kommer deras svar rakt in i Cup Manager igen! Där kan ni se alla inkomna mail och kan svara direkt därifrån. Eftersom kopplingen till laget bibehålls så kan ni för varje lag se en komplett mail-historik med både utgående och inkomna mail. 

Detta gör att ni kan minska drastiskt på den förvirring som kan uppstå annars.

Kämpande klasser

Specialbyggt stöd för klasser utan resultat

I Cup Manager har vi också utvecklat särskilt stöd för att enkelt arrangera turneringar med klasser utan resultat, t.ex. klasser under 12 år i fotboll. Detta är något vi kallar för kämpande klasser. Eftersom det inte är tillåtet att utse vinnare får matcher inget resultat på hemsidan och det finns varken grupptabeller eller slutspelsträd. 

Att det inte finns grupptabeller gör att det plötsligt inte är så viktigt att alla möter alla i en grupp. Det leder till att det är fullt möjligt att lägga alla lag i en enda grupp och be systemet att endast generera så många matcher som man önskar ha per lag. Tack vare väldigt klipska algoritmer i bakgrunden kan systemet välja ut att endast generera de mest intressanta matcherna, där lag möter lag från andra geografiska regioner. 

Om man ändå vill dela upp lagen i grupper går det alldeles utmärkt med vår enkla lottningsguide. Genom att göra detta går det att istället för slutspelsträd erbjuda något som vi kallar för vidarespel. För även om inga resultat eller tabeller visas utåt, finns de fortfarande i bakgrunden. Det gör att man kan skapa en andra gruppspelsomgång, där man skapar matcher mellan de lag som är mest lika i prestation. För att inte avslöja några resultat från första omgången namnger vi lagen i andra omgången inte med siffror utan enligt färger. 

Riktigt smart balans mellan att ge barnen kul spel och samtidigt intressant motstånd tycker vi! 

Kontakta oss

Har du någon ytterligare fråga? Kontakta oss gärna för mer information

Cup Manager support

Telefon: 046-52580
E-post: support@cupmanager.net

Vill du veta mer?

Ta kontakt med oss, eller välj en tid för att boka en demo av Cup Manager. Vi ser fram emot att få visa vårt system för dig.

Scroll to Top