Bruk ikke tid på å redigere lagenes bookinger eller informasjon manuelt. Med lagkontoen får hvert lag en innlogging slik at de selv kan logge inn og redigere sin påmelding og bestille ekstra produkter. Du kan selvsagt velge å stenge redigeringsmulighetene hvis lagene ikke skal få endre selv.

Lagene får mulighet til å, i tilknytning til overnattingsbookingene, også legge inn informasjon om eventuell spesialmat hos noen av deltakerne. Dere som turnering kan velge om det bare finnes faste alternativer å velge mellom, eller om det også skal være mulig å skrive fritekst.

Hver spesialmatregistrering er koblet til et personnavn.

Når dere sender e-post til lagene fra Cup Manager, havner e-posten også i et meldingssenter i lagkontoen. Fra samme meldingssenter kan lagene stille spørsmål til dere. Fordelen med vårt system sammenlignet med vanlig e-post er at alle meldinger blir tagget med hvilket lag det gjelder, slik at dere får all kontekstuell informasjon når dere leser meldingen. Det gjør også at lagene enkelt kan svare på e-postene som Cup Manager automatisk sender som bekreftelse når noe i påmeldingen er endret, og på massemailene dere som turnering kan sende til alle påmeldte lag for f.eks. å minne om eller informere om noe viktig.

Den som gjennomfører påmeldingen kan i lagkontoen legge til lagledere og foreldre. De som legges til som lagledere, får automatisk en e-post med innlogging til lagkontoen de også, der de kan gjøre de samme tingene, men bare for laget eller lagene de er ledere for. På denne måten kan en klubb med mange påmeldte lag fordele ansvaret for booking av overnatting og andre oppgaver på flere personer, i stedet for at én ensom kasserer må gjøre alt selv.

Lagledere kan selv legge inn lagoppstillingen via lagkontoen. Dere kan velge hvilken informasjon som skal oppgis for hver spiller, men det vanligste er navn, fødselsdato og draktnummer.

Ettersom de fyller inn fødselsdato, kan systemet regne ut hvor gamle de er og dermed vite om de er for gamle til å delta uten dispensasjon. Dere kan da velge å tvinge laglederen til å søke om dispensasjon direkte på siden der de legger inn spilleren.

Dere kan deretter se alle dispensasjonssøknader i systemet og velge å godkjenne eller avslå dem.

Ingen liker å holde styr på passord, og for å redusere dette bekymringsmomentet for lagledere har vi gjort det mulig for administratorene å sende ut e-post med magiske lenker. En magisk lenke blir unik for hver mottaker og gjør at personen kan få tilgang til f.eks. spillerregistreringen for sitt lag uten å oppgi passord.

Perfekt hvis dere enkelt vil minne lag om å fylle inn lagoppstilling, eller hvis dere har valgt å ikke ha lagkontoen aktivert.

Inne i lagkontoen kan lagene selv booke alternativene dere har lagt inn. Vi kaller disse alternativene deltakeravgifter. Dere kan konfigurere hvilke deltakeravgifter som skal være mulig å booke. Hver deltakeravgift har sin egen pris og et maks. antall bookinger, slik at dere ikke blir overbooket. Det går også an å stille inn at alle deltakere må booke én eller flere bestemte deltakeravgifter. Da hjelper Cup Manager laglederen med å påse at alle har booket overnatting.

I tillegg til vanlige deltakeravgifter har vi utviklet et system som lar lagene enkelt booke et sett med hotellrom. Lagene kan søke etter hotellrom for f.eks. 15 personer, og da vil systemet vise den billigste romkonfigurasjonen for hvert hotell, enten det er 5 tresengsrom eller en miks av ulike størrelser.

Dere styrer alltid lagerbeholdningen av hvor mange ulike rom som er tilgjengelige.

I tillegg til overnatting og deltakeravgifter kan dere også selge andre produkter som f.eks. t-skjorter, discobilletter, ekstra kamper, fruktkurver eller capser.

Kostnadene for alle disse bookingene havner i den samme økonomiske oversikten for laget. Både dere og laget ser nøyaktig hvor mye som skal betales og hvor mye som er betalt. Ved å ta ut rapporter kan dere enkelt pakke bestillingene for hvert lag før deres ankomst. De dukker også opp i Cup Managers innsjekkingsfunksjoner, slik at man enkelt kan dele ut riktig antall produkter som er booket av et lag når de sjekker inn.

Hvis dere vil, kan dere la lagene oppgi ankomstinformasjon som inkluderer hvordan og når de kommer til turneringen. Dette er dels nyttig for planleggingen deres og kan være nyttig i innsjekkingen, for overnattingsverter og annen logistikk. Det går også an å bruke ankomstinformasjonen når dere setter opp kampoppsettet for turneringen, for å sørge for at lag ikke får sin første kamp før de har ankommet.

Kanskje tilbyr dere også transport fra flyplass/togstasjon mot en kostnad eller gratis. Det finnes også støtte i Cup Manager for å selge dette i forbindelse med at lagene fyller inn ankomstinformasjon.

I tillegg til ankomstinformasjon går det også an å la lagene oppgi avreiseinformasjon for å få tilsvarende informasjon om det.

I lagkontoen kan laget hele tiden se en oversikt over sine bookinger og hva de koster, samt hvor mye laget har betalt inn så langt.

Denne oversikten gjør at dere og laget har en tydeligere felles forståelse av hva som gjenstår å betale.