Hvis dere setter et maksimalt antall lag i en klasse, håndterer Cup Manager det for dere. I påmeldingsskjemaet vil det, hvis dere ønsker, vises hvor mange plasser som gjenstår.

Hvis klassen blir fullbooket, stopper ikke systemet påmeldingene helt, men informerer tydelig om at nye påmeldinger settes på reserveliste. Fra denne reservelisten kan dere deretter plukke inn lag hvis et ordinært lag trekker seg.

Systemet oppretter en reserveliste for hver klasse. Systemet kan vise laget som melder seg på, hvilken plass de har på reservelisten, men dette er helt valgfritt. Noen ganger kan det være greit for turneringen å velge fritt blant lagene på reservelisten, og da ønsker man ikke å kommunisere hvilken plass lagene har.

Alt dette oppnås ved kun å sette et maksimalt antall lag på klassen.

Les mer om hvordan påmeldingssystemet vårt fungerer her.

Å kunne slå sammen klasser er nok noe mange turneringer har måttet gjøre en eller annen gang. Som regel skyldes det selvfølgelig at det har meldt seg på for få lag til noen klasser, og da er det bedre om de får spille sammen.

Den naive løsningen på dette er å flytte alle lagene fra den ene klassen til den andre, og deretter slette den første. Dette skaper imidlertid en del problemer, som for eksempel at det er svært vanskelig å angre.

Det Cup Manager gjør, er å skille mellom påmeldingsklasser og trekningsklasser. Når man slår sammen to klasser, slås kun trekningsklassene sammen, mens de i påmeldingssystemet forblir to forskjellige.

Koblingen bakover beholdes, og dette gir en rekke fordeler:

• Selv etter sammenslåingen kan man fortsatt melde seg på de opprinnelige klassene, men lagene havner i trekningen i den sammenslåtte klassen
• Det går an å angre sammenslåingen i etterkant, og da tilbakeføres alle lag til de opprinnelige klassene
• Systemet navngir også automatisk lagene etter deres opprinnelige klassenavn. Så hvis man slår sammen P6 og P7 til P6/7, heter lagene for eksempel “P6” sist i navnet.

Ofte har turneringer ulike regler, tilbud og priser for lag avhengig av om de har overnatting eller ikke. Det er for eksempel vanlig at lag får en billigere påmeldingsavgift hvis de skal overnatte.

Men ofte bookes overnattingen først flere måneder etter at påmeldingen er gjort. For å unngå at rabatten kommer i etterkant, når lagene allerede har booket overnatting, ønsker man som turnering å få vite så tidlig som mulig hvilke lag som kommer til å booke overnatting.

I Cup Manager har vi et konsept som kalles Lagtyper, som løser dette problemet.

Dere kan for eksempel sette opp to lagtyper: Overnattende lag og Lokale lag.

Når lagene melder seg på, må de velge en av disse lagtypene, og på den måten samles informasjonen inn strukturert.

Lagtypen kan deretter brukes til å automatisk gi rabatt på påmeldingsavgiften, eller til å begrense bookingen av deltakeravgifter, slik at kun de som valgte Overnattende lag har mulighet og plikt til å booke overnatting.

Denne informasjonen hjelper også til i planleggingen av turneringen, siden man tidlig kan se hvor mange overnattende lag det blir.

Les mer om hvordan påmeldingssystemet vårt fungerer her.

Vår løsning for boligplanlegging inneholder også en smart løsning for planlegging av mat. Ved å stille inn regler for måltider basert på lagenes overnatting kan systemet sette opp mattider for lagene automatisk.

Dere kan stille inn at alle lag som bor på Skole 1 skal spise frokost på Skole 1, lunsj i Matsal A og middag i Matsal B. Disse reglene kan også variere per dag.

Når dere deretter plasserer lagene på skolene, vil systemet automatisk koble lagene til riktige måltider i henhold til reglene. I tillegg kan dere selvsagt gjøre manuelle unntak for enkelte lag hvis dere ønsker det.

Lagenes måltider og overnatting kan presenteres oversiktlig via lagkontoen deres, slik at de selv ser på forhånd hvor de skal spise og bo.

Dere kan ta ut tilpassede lister for matsalene, der personalet kan se hvor mange som skal spise hvert måltid. Siden systemet også har informasjon om spesialkostønsker for hvert lag, får personalet en oversikt over hvor mange som har ulike typer spesialkost per måltid.

Smart, ikke sant?

Selvfølgelig har Cup Manager støtte for rabatter. Det finnes dels manuelle rabatter, der dere som turnering kan gi 25 % rabatt til et bestemt lag.

Men vi har også et system med smarte rabatter som brukes automatisk ut fra kriterier dere velger. Dere kan for eksempel enkelt legge inn en rabatt som gir alle som melder seg på før en bestemt dato 20 % rabatt, eller gi 450 kr rabatt til alle overnattende lag.

Disse smarte rabattene er også “levende”, slik at dere til og med kan legge dem til i etterkant hvis dere glemmer det på forhånd.

Les mer om hvordan påmeldingssystemet vårt fungerer her.

Hvis dere vil, kan dere la lagene oppgi ankomstinformasjon som inkluderer hvordan og når de kommer til turneringen. Dette er nyttig både for planleggingen deres og kan være nyttig i innsjekkingen, for overnattingsverter og annen logistikk. Det går også an å bruke ankomstinformasjonen når dere lager kampoppsettet for turneringen, for å sikre at lag ikke får sin første kamp før de har ankommet.

Kanskje tilbyr dere også transfer fra flyplass/togstasjon, mot en kostnad eller gratis. Det finnes også støtte i Cup Manager for å selge transfer i forbindelse med at lagene fyller inn ankomstinformasjon. Spør oss!

I tillegg til ankomstinformasjon kan man også la lagene oppgi avreiseinformasjon for å få tilsvarende informasjon om det.

Et gjennomgående mål i Cup Manager er at vi prøver å bruke informasjonen vi samler inn, til å forenkle så mye som mulig for dere. Et eksempel på dette er at dere i administrasjonen for påmeldte lag enkelt kan filtrere på alle tenkelige kriterier.

I tillegg til det opplagte, som å se alle lag i en bestemt klasse eller som har valgt overnatting, går det også an å filtrere på betalingsstatus, om de har oppgitt ankomstinformasjon, om de har lagt inn lagoppstilling.

Men det går også an å filtrere på ting som ligger utenfor påmeldingssystemet, for eksempel alle som er trukket inn i grupper, eller alle som spiller på en bestemt bane. Dette er kriterier som mange andre systemer kanskje ville sett på som en del av andre, isolerte moduler. Men det at man har tilgang til disse mer detaljerte kriteriene, gjør at dere finner mer informasjon på samme sted. Siden disse kriteriene er de samme som brukes til utsendelse av e-post, er det viktig å ikke bli unødig begrenset.

Når dere har filtrert lagene på det dere ønsker, går det også an å summere for eksempel innbetalte penger, antall spillere eller antall lag. Dette gir en uslåelig oversikt.

Les mer om hvordan påmeldingssystemet vårt fungerer her.

En klassisk turneringsstruktur er at 1. og 2. plass i hver gruppe går videre til Sluttspill A, og resten til Sluttspill B. Det man kaller “2. plass i Gruppe A” er da ikke et reelt lag, men en plassholder. Cup Manager fyller inn dette laget automatisk når gruppen er ferdigspilt.

I Cup Manager har vi også fullt innebygd støtte for å automatisk håndtere mer kompliserte ting, som for eksempel å la beste treer gå videre til et sluttspill. Det kan være nyttig for å jevne ut sluttspilltreet. Beste treer er da også en plassholder, men den fylles inn med laget som presterte best av alle treerne i gruppene i gruppespillet.

Vi mener det er viktig at dere som turnering ikke skal måtte håndtere dette manuelt underveis i turneringen, når det skjer mye annet stressende samtidig. Vi har derfor bygget inn støtte slik at man allerede når man gjør trekningen, bestemmer hvordan lagene går videre. Under turneringen håndterer systemet all videreflytting av lag automatisk.

Dette gjelder selvsagt ikke bare beste treer, men er helt dynamisk til ting som 3. beste toer.

For å rangere disse lagene og se hvilken av for eksempel treerne som er best, bruker Cup Manager rett og slett de samme reglene som ved gruppetabellen. Hvis gruppene har ulik størrelse, fungerer det imidlertid ikke like enkelt, siden det da kan bli en fordel å havne i en stor gruppe. Da finnes det 3 ulike strategier dere kan velge mellom:

• Regn som vanlig, selv om gruppene er ulikt store. Enkelt, men urettferdig.
• Del hvert kriterium på antall spilte kamper, slik at man for eksempel begynner med å sortere lagene etter antall mål per kamp, osv. Litt mer rettferdig, men ikke helt.
• Se bort fra alle kamper spilt mot de lavest rangerte lagene i de større gruppene. Mest rettferdig.

I tillegg til vanlig deltakeravgift har vi utviklet et system som lar lagene enkelt booke hotellrom. Lagene kan søke etter hotellrom for for eksempel 15 personer, og systemet vil da vise den billigste romkonfigurasjonen for hvert hotell, enten det er 5 trippelrom eller en miks av ulike størrelser.

Dere styrer alltid lageret av hvor mange ulike rom som er tilgjengelige. Hver romtype på hvert hotell kan ha en unik pris.

Når systemet settes opp på denne måten, håndteres all boligtildeling helt automatisk, slik at lagene plasseres ut på hotellene i respektive rom.

Her finnes det også mulighet til å kreve en såkalt forskuddsbetaling, slik at lagene for eksempel må betale 10 % med en gang for å få gjennomføre bookingen.

Dere kan lese mer om lagkonto og overnattingsbooking her.